仕事の効率を上げる簡単な方法

今日は仕事について少し!

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毎日仕事をしていてよく感じるのは、仕事ができる人、というのは、やはりコミュニケーション能力が高い人、チームプレーヤーである人、そして人間関係がうまく築ける人、のような気がする。

もちろん職務や業務内容によっては、技術力や専門知識さえあればいい、という職種もあるかもしれない。

けれども一般的に、仕事というのは人と人との関わり合いの中でなされていく。なので人間関係がうまく成り立っているところは仕事の効率がとてもよいように感じるのです。

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例えば、パワハラ的な上司の元、働いている場合。

これを聞いたいら叱られるんじゃないか、こんなこと知らないなんてバカだと思われるんじゃないか、間違えがあったら嫌味を言われるんじゃないか、とかそんなような恐怖心に支配され、聞くべきことを聞けないまま業務をしてしまったり、勝手に判断して見当違いなことをしてしまったり、恐怖のあまり萎縮してしまい、逆にミスをしてしまったり、、、ということが蔓延する可能性がある。

逆に、もし無条件に信頼してくれ、わからないことは何でも気軽に聞けるような環境で、常に励ましの言葉をかけてくれるような上司の元、働いている場合。

わからないことがあったらすぐに聞ける、困ったことがあったら助けてくれると信じられる、頑張ったら認めてもらえる(ほめてもらえる)と信じられる、となり、安心して仕事ができ、仕事がそれなりに楽しくなり、さらにはモチベーションが上がる。

そして、余計なことに気を遣ったり、心配したりする必要がないので、仕事がスムーズに進むどころか、パフォーマンスも上がり、効率が上がる。

これは上司と部下の関係だけではなく、横のつながり(チーム)やクライアント及びサプライヤー等の取引先にも言えること。

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仕事をスムーズにこなしていくには、やはり気持ちのよい風通しのよいチーム、そして人間関係を築くことが必要だ。

では、どうしたらよいチームや人間関係が築けるか。

よいチームや人間関係の根底は信頼関係だと思っている。そしてそこから生まれる安心感。

この「信頼関係」とは実は日々のとてもシンプルなことの積み重ねで築き上げられるもの。

例えば、メールをしたら、なるべく迅速に返信をする。提出期限を守る。「やる」と言ったことはきちんとやる。わからないことがあったら素直に聞く、などなど。

そして何よりも大切なのは、「ありがとう」「ごめんなさい」の相手を思いやる言葉をきちんと使うことだと思っている。「ありがとう」に関してはむしろ大げさと思えるくらい使ってもいいと思っている。

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どこかの部署や取引先、もしくはチームや上司から依頼された業務をこなし、送信した後に感謝の気持ちを示してもらえると、”あ〜やってよかった”と思えるし(まあ仕事だから当たり前なんだけど)、何となく役に立てているようで嬉しくなる。また、とても感謝されると、”この人のためならまた頑張っちゃおうかな!”と思ってしまう。

逆にせっかく業務をこなしたのに、何のお礼もなかったりすると、何だかがっかるするばかりか、”こんなに頑張ってやらなくてもよかった”、”この人に次依頼されたり照会されたりしても、テキトーに流しちゃお”なんて思えてしまったりもする。

一方で、自分が依頼するときは、依頼の仕方(メールに書き方)を工夫し、依頼したものが返って来たときには、例え内容に不備があったとしてもまずは仕事をしてくれたことにお礼を言う。そして内容の再確認を依頼する。もしくは、自分だったらこのように回答するけれどいかがでしょうか、と提案をしてみたりもするのも手(ママンの上司はこれが上手い!これはとても勉強になる)。

また、何か問題が起こったり、不備があった場合は、まずはお詫びをする。人はごめんなさい、と言われると、仕方ない!と思えるし、潔くごめんなさいを言える人を好む。素直で正直で信頼できる人という印象を与えるばかりでなく、ストレスフルになってしまったテンションがその一言で緩和されることもある。

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こうして常日頃、ありがとう、ごめんなさい、をコミュニケーションの中で使っていると、人間関係からトゲがなくなりスムーズになる。そして風通しのよい安心したチームや関係性を築いていくことができる。

また、こちらが常日頃、ありがとう、ごめんなさいを使っていると、相手側にも感染し、相手側も使うようになり、関係者みんなが気持ちよく仕事ができる環境が確立されていく(理想!)。そして結果として、そんな環境のもとでは、必要なタイミングで必要な情報が入手しやすくなる。これは仕事を効率的にこなしていくためには重要なポイントです。

キーを握るのは「ありがとう」「ごめんなさい」このマジックワードです??

仕事の効率を上げるためには、自分のスキルや知識を上げることよりも、まずはマジックワードをを使いこなし、よい人間関係を築くことに尽力する方が即効性もあるし、長期的なキャリアを見たときにとても効果的だと思うのです。

週末なのに仕事のことを考えてしまった(涙)。


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